Fleet management atau pengelolaan armada kendaraan adalah suatu hal penting bagi perusahaan yang memiliki armada transportasi dalam jumlah besar dan mobilitas tinggi. Sistem ini meliputi sebuah proses yang kompleks dan meliputi berbagai aspek, seperti manajemen bahan bakar, pemeliharaan kendaraan, manajemen risiko, manajemen pengemudi, dan masih banyak lagi.
Artikel ini akan membahas tentang pengertian, fungsi, manfaat, fitur, dan tips fleet management yang efektif agar dapat membantu Anda mengoptimalkan penggunaan armada kendaraan dan meningkatkan efisiensi operasional perusahaan Anda.
Apa itu Fleet Management?
Sebelum kita membahas lebih lanjut tentang Sistem Pengelolaan Armada Kendaraan (Fleet Management System), mari kita bahas terlebih dahulu pengertian dari fleet management atau manajemen armada itu sendiri.
Fleet management adalah kegiatan pengelolaan kendaraan yang dilakukan oleh sebuah perusahaan, yang meliputi kendaraan-kendaraan seperti mobil, kapal, van, bus, truk, pesawat, dan alat berat, dengan tujuan untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi konsumsi bahan bakar, sehingga dapat meningkatkan produktivitas.
Untuk dapat melakukan pengelolaan yang efektif, diperlukan sebuah sistem yang dapat menunjang kegiatan tersebut, yang dikenal dengan sebutan Fleet Management System.
Apa itu Fleet Management System?
Fleet Management System adalah sistem yang membantu perusahaan mengelola armada kendaraannya melalui teknologi dan fitur seperti pemantauan posisi dan kondisi kendaraan hingga pengoptimalan rute perjalanan yang dikontrol oleh fleet manager. Dengan peranti yang terpasang pada kendaraan, fleet manager dapat memantau dan menganalisis data untuk mengevaluasi efisiensi kinerja kendaraan. Hal ini membantu mengoptimalkan penggunaan kendaraan, memperbaiki kinerja, serta mengurangi biaya operasional.
Fungsi Fleet Management
Berikut adalah 5 fungsi dari fleet management beserta penjelasannya.
1. Mengoptimalkan penggunaan kendaraan
Fleet management dapat membantu perusahaan dalam mengoptimalkan penggunaan kendaraan. Dengan memastikan kendaraan digunakan secara efisien, perusahaan dapat menghemat biaya bahan bakar dan memperpanjang umur kendaraan.
2. Perawatan kendaraan
Fleet management juga dapat membantu perusahaan dalam menjadwalkan perawatan kendaraan yang diperlukan. Hal ini dapat membantu perusahaan dalam mengurangi biaya perbaikan yang tidak terduga dan memperpanjang umur kendaraan.
3. Pengawasan pengemudi
Fleet management dapat membantu perusahaan dalam memantau pengemudi untuk memastikan kepatuhan terhadap aturan lalu lintas dan keamanan berkendara. Hal ini dapat membantu perusahaan dalam meminimalkan risiko kecelakaan.
4. Pelaporan
Fleet management juga dapat menghasilkan laporan tentang kinerja kendaraan, konsumsi bahan bakar, dan biaya operasional kendaraan. Laporan ini dapat membantu perusahaan dalam membuat keputusan yang lebih baik.
5. Keamanan
Fleet management dapat membantu perusahaan dalam memantau pengemudi dan kendaraan untuk memastikan keamanan operasi. Hal ini dapat membantu perusahaan dalam mengurangi risiko pencurian dan kerusakan kendaraan.
Baca Juga: Joint Venture: Arti, Ciri-Ciri, Jenis, & Keuntungannya
Manfaat Fleet Management System
Berikut adalah beberapa manfaat fleet management system yang dapat membantu perusahaan dalam mengelola armada kendaraannya secara efektif.
1. Pemantauan real-time
Fleet management system memungkinkan perusahaan untuk memantau posisi, status, dan kinerja kendaraan secara real-time. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengambil tindakan segera jika terjadi masalah atau perubahan yang mempengaruhi kinerja kendaraan.
2. Optimalisasi rute
Dengan menggunakan sistem manajemen armada, perusahaan dapat mengoptimalkan rute perjalanan kendaraan untuk menghemat waktu dan biaya. Perusahaan dapat memilih rute yang paling efisien dan menghindari rute yang macet atau berbahaya.
3. Peningkatan keamanan
Memungkinkan perusahaan untuk memantau perilaku pengemudi, termasuk kecepatan, percepatan, dan pengereman. Hal ini membantu perusahaan untuk meningkatkan keselamatan dan mengurangi risiko kecelakaan.
4. Perawatan kendaraan yang terjadwal
Fleet management system membantu perusahaan untuk menjadwalkan dan memantau perawatan kendaraan. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengurangi waktu penghentian operasional kendaraan dan memperpanjang usia pakai kendaraan.
5. Penghematan biaya
Dengan mengoptimalkan penggunaan kendaraan dan menerapkan perawatan terjadwal, fleet management system membantu perusahaan untuk menghemat biaya operasional. Hal ini termasuk penghematan bahan bakar, perawatan kendaraan, dan biaya pengemudi.
Penerapan Fleet Management System
Berbagai alat dibutuhkan untuk menjaga kelancaran roda bisnis perusahaan. Salah satunya adalah fleet management system yang dapat membuat pengelolaan armada menjadi lebih efektif dan efisien. Meskipun membutuhkan biaya yang relatif mahal, manfaat yang didapatkan dari teknologi ini sangat besar bagi berbagai industri. Berikut penerapan fleet management system yang dapat dilakukan perusahaan agar mendapatkan hasil maksimal.
1. Menetapkan tujuan
Sebuah perusahaan harus menentukan tujuan atau target yang jelas saat mengimplementasikan sistem pengelolaan armada. Hal ini penting untuk memberikan panduan dan pemahaman yang sama kepada seluruh tim terkait bagaimana pengelolaan armada dapat membantu mencapai tujuan bisnis.
2. Berkomunikasi secara efektif
Sebuah sistem pengelolaan armada dapat berhasil dengan baik jika ada komunikasi yang baik antara pengelola armada dan pihak-pihak terkait. Komunikasi yang efektif dapat membantu seluruh tim terkait memahami manfaat dan keuntungan dari sistem pengelolaan armada.
3. Memilih armada yang sesuai
Sebuah perusahaan harus memilih jenis kendaraan armada yang tepat untuk keperluan bisnisnya. Hal ini meliputi mempertimbangkan kualitas dan kemampuan kendaraan, pemakaian dan perawatan, kemampuan pengemudi, serta penggunaan bahan bakar. Sebuah fleet management yang efektif harus dapat memilih kendaraan armada yang tepat untuk menunjang kegiatan operasional perusahaan.
4. Fokus pada pengelolaan keseluruhan
Sebuah sistem pengelolaan armada harus fokus pada pengelolaan yang baik dan efektif. Hal ini meliputi pengelolaan dari hulu ke hilir, mulai dari pilihan pengemudi, medan, dan berbagai aspek penting lainnya. Dengan memfokuskan pada pengelolaan, sistem pengelolaan armada dapat membantu operasional armada untuk berjalan lebih lancar.
5. Mengelola anggaran dengan bijak
Menggunakan uang dengan bijak adalah komponen penting dari sebuah sistem pengelolaan armada. Hal ini termasuk pemilihan metode pembayaran dan pengeluaran uang yang tepat seperti pembelian tunai, cicilan, atau sewa kendaraan. Pemanfaatan modal yang efektif harus dilakukan berdasarkan pemahaman mengenai apa yang akan didapat dari sebuah kendaraan serta pertimbangan ROI. Selain itu, penempatan sumber daya manusia yang tepat juga penting untuk memastikan keberhasilan sistem pengelolaan armada.
Fitur Fleet Management System
Beberapa fitur umum yang ada dalam Fleet Management System (FMS) antara lain:
1. Pemantauan GPS
Dapat melacak posisi dan status kendaraan menggunakan GPS, sehingga pengelola armada dapat memantau lokasi kendaraan secara real-time, mengoptimalkan rute, dan menghindari jalan macet.
2. Manajemen Bahan Bakar
Membantu pengelola armada memantau konsumsi bahan bakar kendaraan, serta mengoptimalkan pemakaian bahan bakar dengan menentukan rute terpendek dan terbaik, serta mengevaluasi kinerja kendaraan.
3. Manajemen Pemeliharaan Kendaraan
FMS dapat membantu pengelola armada dalam menjadwalkan dan mengawasi perawatan rutin, serta memperingatkan pengelola armada jika ada kerusakan yang perlu diperbaiki.
4. Manajemen Pengemudi
FMS dapat membantu fleet manager untuk memantau perilaku pengemudi, seperti kecepatan kendaraan, waktu mengemudi, dan penggunaan bahan bakar. Dengan mengetahui data ini, fleet manager dapat memberikan pelatihan atau sanksi pada pengemudi yang tidak mematuhi peraturan perusahaan.
5. Manajemen Inventaris
Mengelola inventaris kendaraan dan peralatan, serta mengoptimalkan penggunaannya. Dengan memantau inventaris, dapat memperkirakan waktu penggantian kendaraan dan peralatan, serta memutuskan apakah harus membeli atau menyewa kendaraan baru.
Tips Agar Fleet Management System Lebih Efektif
Berikut adalah penjelasan mengenai 6 tips yang dapat dilakukan agar pengelolaan armada kendaraan di Indonesia yang bisa diterapkan agar menjadi lebih efektif:
1. Pemanfaatan jarak tempuh secara efisien
Dengan merencanakan rute yang lebih pendek dan menghindari kemacetan lalu lintas, Anda dapat mengurangi biaya bahan bakar dan memperpanjang umur kendaraan.
2. Meningkatkan perilaku dan produktivitas pengemudi
Melatih pengemudi untuk mengemudi dengan aman dan efisien dapat membantu meminimalkan risiko kecelakaan dan kerusakan pada kendaraan. Selain itu, memantau produktivitas pengemudi dapat membantu Anda menghemat waktu dan mengurangi biaya operasional.
3. Penugasan kendaraan secara digital
Dengan menggunakan aplikasi atau sistem yang memungkinkan penugasan kendaraan secara digital, Anda dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya administrasi, dan meningkatkan waktu respons.
4. Otomatisasi laporan manajemen armada
Dengan menggunakan software manajemen armada yang otomatis, Anda dapat mengumpulkan dan menganalisis data kendaraan secara lebih cepat dan akurat. Hal ini dapat membantu Anda mengambil keputusan yang lebih baik dan merencanakan strategi jangka panjang.
5. Integrasi software pengelolaan armada
Dengan mengintegrasikan software manajemen armada dengan sistem lain, seperti sistem navigasi GPS, Anda dapat meningkatkan efisiensi operasional dan mengoptimalkan penggunaan kendaraan.
6. Inspeksi rutin kendaraan
Melakukan inspeksi rutin kendaraan dapat membantu mencegah kerusakan dan memperpanjang masa pakai kendaraan. Dengan menggunakan daftar cek yang telah ditentukan sebelumnya, Anda dapat memastikan bahwa setiap kendaraan dalam kondisi baik sebelum digunakan.
Itulah beberapa informasi yang dapat kami sampaikan secara detail. Solar Industri juga menyediakan kebutuhan untuk pengisian bahan bakar kapal laut (marine fuel oil) dan Biosolar B30/B35. Selengkapnya, Anda dapat memesan produk kami di sini.